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9 Tipps, wie man ein erfolgreiches RFP entwirft

25.01.2018

Die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes (Request for Proposal (RFP)) ist eines der wichtigsten und ersten Dokumenten des Angebotsprozesses.

Wenn Sie eine aussagekräftige Angebotsaufforderung verfassen, können Sie sich mit potenziellen Hauptlieferanten in Verbindung setzen, da diese eine genaue Vorstellung vom Arbeitsumfang und den Anforderungen Ihres Unternehmens erhalten.

Im Folgenden sind einige der detaillierten Punkte aufgeführt, die in einem RFP enthalten sein müssen, damit Sie den besten Dienstleister für Ihr Projekt finden können.

  1. Überblick über Ihr Projekt: Dies ist einer der Hauptteile des RFPs. Dieser Abschnitt ist genau wie die Zusammenfassung eines Berichtes. In diesem Teil sollten Sie über den Zweck Ihres RFPs und die wichtigsten Schwachstellen sprechen. Sobald Sie dies getan haben, suchen Sie nach dem passenden Dienstleister für Ihr Projekt. Erläutern Sie Ihre Anforderungen und Erwartungen gegenüber dem Dienstleister. Dieser Abschnitt sollte noch nicht zu detailliert sein, da dieser Teil später im RFP behandelt wird.
  2. Hintergrund Ihres Unternehmens: Dieser Abschnitt sollte Informationen zu Ihrem Unternehmen enthalten. Dies kann einen kurzen Überblick über Ihre Organisation, die Art von Kunden mit denen Sie arbeiten, Werte Ihres Unternehmens usw. enthalten. Diese Informationen sind für Anbieter (Bidders) hilfreich um mehr über Ihr Unternehmen zu erfahren und welche Arbeit von Ihnen erwartet wird.
  3. Details der Projekte (Ziele): In diesem Abschnitt sollte deutlich erwähnt werden, was Sie genau von diesem Projekt erwarten? Was planen Sie zu erreichen und was sind Ihre Endziele? Was genau wollen Sie erreichen? Dies wird den Anbietern (Bidders) helfen, Ihre Anforderungen zu verstehen und Ihr Angebot entsprechend erstellen.
  4. Details zum Projektumfang der Arbeit: Dieser Abschnitt ist im Grunde die Aufschlüsselung des obigen Abschnittes. Im obigen Abschnittes haben wir darüber informiert, welche Ziele wir in unserem Projekt erreichen müssen. In diesem Abschnitt werden Details erläutert, was Sie tun müssen um dieses Ziel zu erreichen d.h. detaillierte Schritte, Aufgaben und Aktivitäten die zu erledigen sind. Daher ist dies der detaillierte Plan, wie Sie Ihre Ziele erreichen können.
  5. Details des Projektes (Timeline): Keine Aktivitäten sind abgeschlossen bis Sie mit Zeitachsen und Meilensteinen in Verbindung getreten sind. Es sollte eine angemessene Beziehung zwischen allen Aktivitäten hinsichtlich Ihrer Reihenfolge und Zeit bestehen. Der richtige Zeitplan muss erstellt werden. Alle Aktivitäten müssen zeitlich gebunden sein.
  6. Technische Anforderungen: Dieser Teil des RFPs bezieht sich bewusst darauf, was genau wir von einem Dienstleister erwarten. Es können nur Anbieter mit Ihnen in Kontakt treten, die Ihre Anforderungen vollständig erfüllen können. Dies verringert auch die Zeit zwischen der Abgabe vom RFP und dem Erhalt von Geboten, da irrelevante Anbieter Sie nicht stören. Die technische Spezifikation enthält in der Regel detaillierte Informationen zur Art der auszuführenden Arbeiten, zu den Bildungsabschlüssen, zur Erfahrung von Dienstleistern und vielem mehr.
  7. Budget: Der folgende Abschnitt enthält Informationen zum Budget. Eine detaillierte Aufschlüsselung des Budgets sollte ebenfalls zum besseren Verständnis enthalten sein.
  8. Auswahlkriterium: Nachdem alle Details erfasst wurden, sollte auch die Grundlage genannt werden, auf der der Dienstleister ausgewählt wird. Jedem Kriterium sollten mehrere Punkte zugeordnet werden und der Auswahlprozess sollte entsprechend erfolgen.
  9. Timeline für das Angebot: Wichtige Daten wie die Frist zur Abgabe eines Angebotes, das Datum der Entscheidungsbekanntgabe, die Daten zur Ausstellung der Angebote sollten geplant und im Voraus durch öffentliche oder private Bekanntmachung mitgeteilt werden.

Für weitere Informationen, sowie Unterstützung beim Schreiben von Angeboten wenden Sie sich gerne an unser Expertenteam. Kontakt